Potpisali ste ugovor za EU projekt? Prvo napravite dobar plan nabave

Potpis ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava za mnoge je trenutak olakšanja. U stvarnosti tada počinje najzahtjevniji dio posla: projekt treba provesti tako da svaki trošak bude priznat, a novac vraćen. Jedan dokument tu odlučuje više od svih ostalih, a to je plan nabave.

Što je plan nabave i tko ga mora imati?

Plan nabave popis je svih nabava koje su vam potrebne za provedbu projekta: onih koje su gotove, koje su u tijeku i koje tek slijede. Jedna je od prvih obveza nakon potpisa ugovora i dostavlja se tijelu koje prati vaš projekt.

Javni sektor plan nabave ionako mora imati po zakonu, ali za projekt ga izrađuje svaki korisnik, i privatni i javni. Nabava pritom znači kupnju robe, usluga ili radova za projekt, prema Zakonu o javnoj nabavi ili prema Pravilima o provedbi postupaka nabave za neobveznike Zakona o javnoj nabavi (NOJN). Ta su pravila sastavni dio vašeg ugovora.

Zašto ne možete jednostavno kupiti od svog dobavljača?

U redovnom poslovanju svi imamo provjerene dobavljače i omiljene robne marke. Čim potpišete ugovor, postajete korisnik javnog novca i morate ga trošiti racionalno i transparentno. To znači poštovati nekoliko načela:

• izbjegavati sukob interesa
• jednako postupati prema svim ponuditeljima i nikoga ne diskriminirati
• tražiti ono što projektu stvarno treba, u razmjernom opsegu
• trošiti ekonomično

Ukratko: za projektne nabave izlazite na tržište i dajete priliku svima.

Koji pragovi vrijede?

Pragovi određuju kada je dovoljna ponuda jednog ponuditelja, a kada morate objaviti poziv na dostavu ponuda. Propisuje ih prilog o nabavi uz vaš poziv, pa uvijek provjerite pravila svog programa. U najčešćim programima iznosi su ovi:

• Program Konkurentnost i kohezija 2021. – 2027.: 53.089,12€ bez PDV-a za robu i usluge, 132.722,80€ bez PDV-a za radove
• NPOO: 132.722,81€ bez PDV-a za robu i usluge, 663.614,04€ bez PDV-a za radove

Do praga nabavu možete provesti s jednim ponuditeljem. Iznad praga objavljujete poziv na dostavu ponuda. Ovisno o postupku, na kraju izdajete narudžbenicu ili potpisujete ugovor o nabavi. Za najmanje nabave, prema pravilima PKK robu i usluge do 2.000€ i radove do 5.000€, dovoljni su račun i tri referentne cijene.

Korisnici iz javnog sektora projekte provode po Zakonu o javnoj nabavi. Od 1. rujna 2026. jednostavna nabava za njih vrijedi za robu i usluge do 50.000€ i radove do 100.000€ bez PDV-a, a nabave iznad 15.000€ provode se kroz modul jednostavne nabave u EOJN RH.

Što mora sadržavati poziv na dostavu ponuda?

• tehničke specifikacije ili opis posla, sa svim važnim pojedinostima
• količine, rok i paritet isporuke, mjesto izvršenja i način plaćanja
• uvjete sposobnosti za ponuditelje, ako ih postavljate
• kriterij odabira: najnižu cijenu ili ekonomski najpovoljniju ponudu, koja uz cijenu vrednuje i kvalitetu, tehničke i funkcionalne prednosti

Poziv se objavljuje na mrežnoj stranici propisanoj pravilima vašeg programa, za PKK na strukturnifondovi.hr, a za NPOO na fondovieu.gov.hr, kako bi svi ponuditelji dobili informaciju u isto vrijeme. Prema pravilima PKK rok za dostavu ponuda ne smije biti kraći od 8 dana.

Kako složiti plan nabave u četiri koraka

1. Krenite od proračuna projekta

U prijavi ste razradili prihvatljive troškove po aktivnostima i stavkama, s iznosom, vrstom potpore i opisom. Taj proračun sada je temelj plana nabave. Plaće i amortizacija imaju svoja pravila, a većina stavki označenih kao stvarni trošak ide u plan nabave.

2. Grupirajte povezane stavke

Stavke koje tehnički, tehnološki ili funkcionalno čine cjelinu nabavljate zajedno, u jednom postupku.

3. Odredite procijenjenu vrijednost

To je planirana vrijednost nabave bez PDV-a, usklađena s iznosom u proračunu. Računajte s tim da će stvarne cijene odstupati: između prijave i provedbe često prođe i nekoliko godina, a tržište se mijenja svaki dan. Uštede i manjkovi rješavaju se izmjenom ugovora, preraspodjelom proračuna.

4. Isplanirajte vrijeme

Za svaku nabavu procijenite koliko traje sam postupak i koliko traje isporuka, pa oboje uklopite u plan aktivnosti projekta. Prednost dajte nabavama s dugom isporukom, poput radova ili strojeva rađenih po mjeri. Pazite i na nabave koje ovise jedna o drugoj: oprema se ne može ugraditi prije nego što su gotovi radovi. Loše planiranje vremena čest je razlog za skladištenje, dodatne troškove i produljenje projekta.

Kako je plan nabave povezan s isplatom novca?

Tijekom provedbe izvještavate o napretku, najčešće svaka tri mjeseca, kroz zahtjev za nadoknadu sredstava (ZNS). On ima opisni dio, o aktivnostima, i financijski dio, s troškovima za koje tražite povrat.

U pozadini svakog ZNS-a opet je plan nabave. Za svaki ugovor ili narudžbenicu navodite kada je potpisan, s kim i na koji iznos te je li bilo dodataka ugovoru. Iz ugovora i narudžbenica nastaju računi, a kontrolno tijelo svaki račun povezuje s ugovorom i plaćanjem. Kad je trošak nastao u skladu s planom nabave i ugovorom, odobrava se i novac stiže na račun projekta.

Dobar plan nabave štedi vrijeme, novac i živce

Plan nabave nije formalnost za ladicu. On određuje hoće li projekt teći bez zastoja i hoće li vam troškovi biti priznati.